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2時間の会議は12分で終わる「頑張りました」は評価できない!【仕事を数字に落とし込む方法】

  • 2022年06月27日公開

こんにちは、ヨムーノ編集部です。

元・国税調査官で現在は経営者である久保憂希也さんの著書『数字が苦手な人のためのいまさら聞けない「数字の読み方」超基本』は、数字が苦手な人でもわかりやすく学べるように、身近な問題やクイズなどを盛り込み、楽しみながら数字の読み方、数字を使った考え方を身につける方法を29のステップでやさしく解説しています。

ここでは、その内容を一部抜粋・編集してご紹介しています。

仕事を数字に落とし込む

「頑張りました」は評価できない

どんな部署に所属しているのであれ、ビジネスパーソンには説明責任があります。キャリアを評価されたければ、仕事の成果を自分で説明できなければなりません。その説明に数字が入っていれば、評価する側も確実に評価することができます。

それは、数字は誰が見ても客観的な事実だからです。
「頑張った」というのはその人の主観ですし、どのくらい目標に近づいたのか評価しようがありません。

個人が仕事を進めていくにあたっても、目標と現実をそれぞれ数字で表すことが、問題解決の第一歩になります。

売上などの数字で表せない仕事であれば、まず自分に求められているのはどの程度の時間をかけてどの程度の量をこなすことなのかを把握します。そして、その目標に対して自分の働きぶりはどの程度なのか、数字化する必要があります。

ただし、問題解決という観点から見れば、その数字はなんでもいいわけではありません。「今月は60時間も残業した」「営業フロアに1日1回足を運んだ」というのは自分で自分の「頑張り」を把握する役には立つかもしれませんが、客観的な評価において重要なのは、目標に近づいているかどうかの達成度です。

もし上司に残業時間の多さが評価されるのであれば、設定されている「目標」が間違っているのです。
労働時間が多いのはいいことではありません。
会社の目的を達成するため、ちょうどよい目標を設定するのは管理職の役割の1つです。

会社全体としては目標となる数字があるのに、それぞれの部署に落とし込む際には「頑張ろう」というかけ声に変わってしまうパターンもあります。

「600社に販売、市場シェア30%を達成するために、われわれの部署も頑張ろう」これでは何をどう頑張ればいいか、よくわかりません。

「600社に販売、市場シェア30%を達成するために、われわれの部署は150社への販売を目指す。ということは、1人あたり15社だ。売上ベースでは○○円、予算は××円……」

というように、全体の目標を分解して定量的に示せば、それぞれのスタッフが、「何をどう工夫すれば目標に近づけるのか」具体的に考えられます。

【POINT】数字を細かく落とし込めば、やるべきことが見えてくる。

2時間の会議は12分で終わる

楽天グループの三木谷浩史社長は、会議のコストを8分の1にすると決め、それを実現したそうです。会議の数を半分にし、会議に参加する人数を半分にし、会議の時間を半分にする。

そうすると、コストは2分の1の3乗で、8分の1になります。
「ムダな会議を減らしましょう」と言うだけでは、ムダとは何を指すのか曖昧です。

だから、結局変えることができない。
しかし、無理やりにでも最初に数字を決めてしまえば、ムダをなくすことができるのです。

三木谷社長は自著でこんなエピソードも明かしています。
どんな組織でも現在の10倍の速度で動かせるという信念のもと、2時間かけていた会議を12分で終わらせることにしたというのです。

1時間の会議で、判断に使う時間など5分以下だろう。
あとの55分は、基本的説明に費やされる。それならば、その説明は紙ですればいい。

〔中略〕

最初は戸惑った人もいたようだが、この方式はきわめて円滑に機能している。口頭で話すより、文章にした方が、論旨の弱い部分や、曖昧な部分がはっきりする。

この方式を続けるにつれ、みんな論旨をまとめるのが上手になった。会議の内容が以前よりはるかに有意義になったという副産物まで生まれたわけだ。(三木谷浩史『成功の法則 92ヶ条』幻冬舎)

これも、三木谷社長が「いまの10倍の速度で仕事をする」という目標を掲げ、さらに「2時間の会議を12分にする」という具体的な数字を示したからこそ可能になったことです。
数字を使えば、ムダな会議をなくすことが可能なのです。

会議に限らず、組織は放っておくとさまざまなムダが生じてきます。楽天の例を参考に、効果的な改革を提案してみてはいかがでしょうか。

【POINT】多少強引でも、数字を決めてしまえば動きが変わる。

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